كيفية تجنب الأخطاء الشائعة في ادارة مشاريع البناء

تعد ادارة مشاريع البناء من اصعب المهام التي يقوم بها الأفراد، حيث تشمل مرحلة التخطيط و مرحلة التنظيم، و تأتي المرحلة الاخيرة و هي مرحلة التنفيذ. و الالتزام باعلي معايير الجودة، و توفير اعلي معايير الامن و السلامة.
و لتوفير هذه المعايير يجب ان يكون هناك تناسق بين الجدول الزمني المتفق عليه للمشروع، وادارة مشاريع البناء و الموارد البشرية و المالية، و التكاليف و طرق حسابها بما يتناسب مع ميزانية المشروع، وضمان توفير اعلي معايير الجودة، و الاهم من ذلك ضرورة الالتزام بمعايير الأمن و السلامة كما ذكرنا.
و الآن في هذه المقالة سوف نتناول ادارة مشاريع البناء و الأخطاء الشائعة في المشاريع و كيفية الحد منها

الأخطاء شائعة الحدوث في ادارة مشاريع البناء:

هنالك العديد من الاخطاء التي يقع فيها اصحاب المشاريع، و سنتعرف في هذه المقالة علي عدد من الأخطاء الشائعة التي يقع فيها مديري المشاريع، و منها:

1- عدم وجود خطة عمل واضحة:

من يفشل في التخطيط يفشل في التنفيذ، و عدم وجود خطة مدروسة يؤدي الي حدوث العديد من المعوقات التي تؤخر تسليم المشروع، و هذا ما يسبب في حدوث خسائر جسيمة مادية، و يؤدي الي تأخير تسليم المشروع.
و لهذا يتعين علي اصحاب المشاريع و فريق التخطيط الجيد للمشروع مما يوفر الوقت و الجهد اللازم للمشروع، و الأهم انه يقوم بتوفير العديد من التكاليف المادية، فالتخطيط السليم و تحديد الأهداف، و تحديد الجداول الزمنية و السعي في تنفيذها و تحقيقها.
و علينا في مرحلة التخطيط تحديد المخاطر المحتملة و الاخطاء المتوقعة، و العمل علي وضع خطة لتجنبها، حيث علينا العمل علي تجاوزها و حلها بطريقة علمية سليمة.
فالتخطيط هو اول مراحل تنفيذ المشروع، و هو من اهم مراحل المشروع. و يلعب دور هام في نجاح المشروع و انجازه بجودة عالية بما يلبي احتياجات و توقعات العملاء، و تسليم المشروع في الجدول الزومني المتفق عليه.
هنالك برمجيات في ادارة مشاريع البناء في التخطيط للمشروع، حيث توفر اعلي درجات دقة التخطيط و التنفيذ، مما يساعد في توفير الوقت و المجهود و أيضا يساعد في تقليل التكاليف.

2- عدم وجود قنوات اتصال فعالة

من اهم الاسس التي تساعد في نجاح المشروع هي وجود قناة كافة الجهات المعنية و المشاركة في المشروع، فوجود اداة تسهل التواصل بينهم يساعد علي سهولة نقل المعلومات  و التعليمات بينهم، مما يمنع حدوث سوء فهم لبعض المعلومات او التعليمات. و يسهل عملية توزيع المهام بينهم، و عدم حدوث اي خلل في المهام.
و لتجنب خطأ عدم وجود قنوات اتصال فعالة يجب انشاء قنوات تواصل واضحة يشارك فيها جميع الاعضاء المختلفين المشاريكن في انشاء المشروع، و ضمان توفير تواصل متبادل و مستمر بينهم، و تبادل المسئوليات من خلال هذه القناة.
و من خلال هذه القناة الفعالة يتم تويثق الاتفاقيات و القرارات التي يتم اتخاذها اثناء تنفيذ المشروع.

3- عدم وجود ادارة المخاطر

جمعينا نعلم ان مشاريع البناء مليئة بالمخاطر بطبيعتها، فمن بين الاخطاء الشائعة هي عدم وجود او غياب ادارة المخاطر، و الأهم هو تجاهل تحديد المخاطر و المعوقات التي من الممكن ان تواجه ادارة مشاريع البناء مما يؤدي الي حدوثها و تعطيل تنفيذ المشروع و تسليمه في الوقت المتفق عليه.

و من المخاطر الغير متوقعة التي يمكن ان تحدث هي سوء الاحوال الجوية، تأخير تسليم الموردين و بناء علي ذلك يتعطل المشروع، و لهذا يجب وجود ادارة المخاطر و التي تتسم بالذكاء و سرعة البديهة لحل هذه المشكلات سريعا مما يساعد علي عدم عطل المشروع.
و لهذا يتعين علي مدير المشروع توفر ادارة المخاطر، و التي بدورها تعمل علي التخطيط الجيد لتجنب حدوث اي مخاطر محتملة قد تعوق من تنفيذ المشروع، و تؤخر تسليمه. حيث يتوجب علي فريق ادارة المخاطر تحديد المخاطر المحتملة و التخطيط الجيد لعدم حدوثها، و العمل علي ضمان استمراية المشروع، و سير العمل فيه بشكل فعال و سليم للحرص علي الالتزام بموعد تسليم المشروع.

4- فشل ادارة الموارد

اثناء مرحلة تخطيط المشروع يتم تخصيص جزء من ميزانية المشروع للموارد و العمالة البشرية، و مع ارتفاع الاسعار في هذه الفترة يجب علي شركات المقاولات و ادارة مشاريع البناء تعزيز كفاءة و الاستغلال الدقيق لهذه الموارد و تجنب اهدارها، فاهدار الموارد يعمل علي تاخير تسليم المشروع، او حديث خلل في ميزانية المشروع و في حساب تكاليفه.
و لتجنب حدوث هذا الخطأ، يجب علي مدير المشروع تحديد الموارد اللازمة و تخصيصها بشكل فعال لتجنب حدوث اي اهدار فيها، و يجب عليه التأكد من توافرها.

5- تجاهل إدارة التغيير

هنالك العديد من القرارت التي يتم اتخاذها، و لكن لا يتم تفيذها بشكل دقيق نتيجة عدم توجيه إدارة التغيير المشروع بطريقة دقيقة، حيث يؤدي فشل إدارة التغيير الي تاخيرات في تسليم المشروع، و أيضا يؤدي الي حدث سوء فهم قد ينتج عنه خلافات و نزاعات.
و لهذا يجب ضرورة توثيق اي تغييرات تحدث في المشروع، و تقييم تأثيرها علي الموارد، و تأثيرها علي الجدول الزمني لتسليم المشورع. كما يجب ذكر اسباب التغيير الذي طرأ و استشارة جميع الاطراف المعنية، و الحرص علي نقل هذه التغييرات من خلال قنوات اتصال فعالة. للحد من حدوث المشاكل او سوء فهم، فتضمن نقل التغييرات من خلالها علي ضمان استمرارية سير المشروع بشكل فعال.

6- غياب إدارة المستندات

عدم وجود إدارة المستندات و توثيقها من اكبر الأخطاء التي يقع فيها مديري المشروعات، فعندما يتم تجاهل إدارة المستندات يمكن ان يؤدي فقدات الوثائق و التغيرات التي حدثت الي حدوث معوقات تمنع تسليم المشروع في الجدول الزمني المتفق عليه، مما يؤدي الي تأخيره و وقوع غرامات علي شركة البناء، مما يؤدي الي ارتفاع التكاليف، حدوث تدهور في جودة تنفيذ العمل، و لهذا يجب وجود إدارة المستندات و التغييرات.
فمن اهم المستندات التي يجب توثيقها هي مستندات التصميمات و المخططات الخاصة بالمشروع، و ايضا فواتير استلام الموارد و غيرها من المستندات التي يجب حفظها لاستخدامها عند الحاجة.

حيث يمكان استخدام هذه المستندات لفض النواعات و الخلافات، و يمكن استخدامها في المطالبات القانونية. و أيضا يمكن استخدام الوثائق و المستندات في تتبع مراحل تنفيذ المشروع و تطوره علي مدار فترات تنفيذه. و الحرص علي تأكيد انه تم تنفيذ كل التغييرات التي طرأت علي المشروع. فكل هذا يسهل عملية تنفيذ المشروع و تسليمه وفقا لجدوله الزمني المتفق عليه، فهي اهم عنصر لضمان تنفيذ اعلي جودة و كفاءة في التخطيط و تنفيذ المشروع.

اقرا ايضا: كيف احسب مصاريف البناء؟للحصول على أرقام صحيحة لتكلفة البناء

أدوات رقمية تساهم في الحد من مخاطر السلامة في موقع البناء

يمكن استخدام الأدوات الرقمية في التقليل من حدوث المخاطر، و الحد من وقوع الحوادث في الموقع، ويتم هذا من خلال تزويد المشغلين ببيانات في وقت مناسب حول المخاطر المحتملة، مما يوفر الوقت لتجنب حدوثها.

فهذه الادوات تستند الي التحليلات التنبؤية و تعمل علي تحليل البياتنات و الاحصائيات و النماذج المشابهة لهذه الواقعة، و تجنب حدوثها، و من هذه التحليلات التي يمكن التنبؤ بها هي الطقس، و احداث السوق المحلي، و السياسة، و أمور الصحة و السلامة،
و من هذه الأدوات التي يمكن استغلالها للحد من مخاطر السلامة:

1- ادوات فحص الامتثال للسلامة:

هو اداءة مصممة لمساعدة الشركات علي تطبيق معايير السلامة، حيث تعمل علي فحص السلامة، و هذا يساعد الشركات علي الحد من مخاطر السلامة المحتملة.
يوفر البرنامج لوائح و متطلبات الصناعة مما يسهل علي مديري المشروع الاطلاع عليها، حيث تساعد في تتبع انشطة الامتثال للسلامة المختلفة، مثل التدريب و عمليات التدقيق و توثيق الشهادات، و اخطار شركات البناء بمواعيد الامتثال لمعايير السلامة القادمة مما يقلل من فرص فرض غرامة علي الشركات.
يعمل برنامج فحص الامتثال للسلامة علي توفير الوقت و تقليل الحوادث، و بالتالي تجنب الغرامات مما يعمل علي تقليل التكاليف.

2- برمجيات ادارة مشاريع البناء والتشييد

من الادوات الحيوية في الحد من مخاطر السلامة لادارة مشاريع البناء، حيث توفر طرق لجمع و تنظيم المعلومات الهامة عن السلامة ولصحة و تقوم بمشاركاتها مع جميع الجهات المعنية في مكان العمل.
و تقوم بتتبع الوقت و الموارد المخصصة للمشروع مما يساعد علي الحفاظ علي الجدول الزمني المتفق عليه لتسليم الشروع، و السير وفق الميزانية المحددة للمشروع.

3- برامج ضمان الجودة (QA)

من اهم برامج الحد من المخاطر، حيث يعمل توفير خطط الضمان و الجودة، و تحديد الاجراءات التي يجب اتباعها للحفاظ علي الجودة و السلامة، حيث يثوم بتحديد الاستراتيجيات المناسبة لتحسين جودة العمل و بناء عليه تقليل المخاطر.
و يقوم برنامج ضمان الجودة بتوثيق الاجراءات الضرورية لتوفير اعلي معايير الجودة و السلامة للمشروع، مما يساعد علي تقليل المخاطر بشكل دقيق، و يساعد علي اتخاذ القرارات الصحيحة السريعة في الوقت المناسب، مما يساعد علي الالتزام بالجدول الزمني للمشروع، و الحد من اهدار تكاليف المشروع.

مع برنامج حساب تكاليف البناء يمكنك التقليل من المخاطر

من اكثر البرامج فعالية في الحد من المخاطر، حيث يقوم برنامج حساب تكاليف البناء بحساب كافة تكاليف المشروع، مما يعمل علي سهولة تحديد ميزانية المشروع، ويعمل علي تقليل مخاطر عدم الالتزام بالميزاينة المحددة للمشروع.

فهو برنامج يساعد علي تسجيل كافة مصاريف البناء، في مختلف مراحل البناء، و يجمع جميع المراحل في منصة واحدة، فهو يمثل الادارة المالية للمشروع. و من خلاله يتم تسجيل المصروفات التي تم دفعل للمقاولين بكل سهولة و يسر. و من خلاله يمكن لك معرفة حالة تقدم المشروع، و كما يقوم بذكر المصروفات الشهرية للمشروع، و أيضا المصروفات السنوية له. فتطبيق تكاليف البناء يمثل الاداراة المالية وادارة المستندات للمشروع. و بهذا يوفر لمديري المشروع الدقة في حساب التكاليف مما يحد من المخاطر، و يعمل علي تسليم المشروع في الجدول الزمني المتفق عليه.
تناولنا في هذه المقالة كيف يمكن لمديري المشروعات و اصحاب شركات تجنب الأخطاء الشائعة في ادارة مشاريع البناء، و هذا من خلال استخدام الادوات الرقمية مثل تطبيق تكاليف البناء.